Оптимізація бізнес-процесів
Сучасний підхід до побудови системи управління здійснюється на підставі підтримки бізнес-процесів в актуальному стані постійно, а не за короткий період.
Реалізація процесного підходу дозволяє значно підвищити ефективність діяльності підприємства, його конкурентоспроможність та оптимізувати витратну частину.
Система ключових показників ефективності (КПЕ, KPI) є одним з основних інструментів, що дає можливість менеджменту зосередити увагу на обмеженій кількості дійсно важливих для бізнесу питань.
Процесний підхід ґрунтується на концепції, згідно з якою управління є безперервною серією взаємопов’язаних дій або функцій (бізнес-процесів), кінцевими цілями виконання яких, є створення продуктів або послуг, що представляють цінність для зовнішніх або внутрішніх споживачів.
Моделювання бізнес-процесів:
- дозволяє проаналізувати не тільки, як працює підприємство в цілому, як воно взаємодіє із зовнішніми організаціями, замовниками та постачальниками, але і як організована діяльність на кожному окремо взятому робочому місці;
- це опис бізнес-процесів підприємства, що дозволяє керівнику знати, як працюють рядові співробітники, а рядовим співробітникам – як працюють їхні колеги і на який кінцевий результат спрямована вся їх діяльність;
- це ефективний засіб пошуку можливостей поліпшення діяльності підприємства;
- це засіб дозволяє передбачати і мінімізувати ризики, що виникають на різних етапах реорганізації діяльності підприємства;
- це метод, що дозволяє дати вартісну оцінку кожному процесу, взятому окремо, і всім бізнес-процесам на підприємстві, узятим в сукупності;
- це завжди вірний спосіб виявлення поточних проблем на підприємстві і передбачення майбутніх.
Проведення моделювання передбачає здійснення чотирьох основних етапів:
1) побудова моделі
2) запуск моделі
3) аналіз отриманих показників ефективності
4) оцінка альтернативних сценаріїв.
Бізнес-процеси занадто складні і динамічні. Їх неможливо зрозуміти і проаналізувати, використовуючи лише потокові діаграми і електронні таблиці.
Якісна документація – важлива частина управління бізнес-процесами. Документування всіх процесів у Вашій компанії сприяє ефективній взаємодії на всіх організаційних рівнях. Документація повинна містити всі найостанніші зміни і бути доступною для осіб, залучених до процесу. Доступ до документації часто реалізується через корпоративний портал (інтернет).
Основна перевага в орієнтуванні організації на процес полягає в тому, що з’являється чітка картина всього, що відбувається в організації, з усіма існуючими проблемами і вузькими місцями, які могли залишитися непоміченими в типовій організації, яка зовні нормально виконує свої функції.
- Реструктуризація Компанії та / або зміна власників бізнесу, впровадження нових підходів до управління;
- Розвиток Компанії, супроводжується збільшенням кількості незафіксованих правил виконання робіт;
- Зниження ефективності діяльності та управління Компанією або окремими напрямками діяльності;
- Відсутність прозорості здійснення бізнес-процесів і розподілу відповідальності за результат;
- Проблеми операційного характеру: необхідність збільшення обсягів виробництва, значні витрати, зниження якості, висока тривалість операцій;
- Підготовка до впровадження Системи менеджменту якості;
- Значне неконтрольоване зростання чисельності персоналу;
- Підготовка до впорядкування інформаційних потоків та автоматизації діяльності Компанії;
- Удосконалення системи документаційного забезпечення управління (ДЗУ).
- Підвищення конкурентоспроможності Компанії. Оптимальні шляхи реалізації основної стратегії компанії з урахуванням зростаючої конкуренції і розвитку технологій.
- Підвищення керованості Компанії за рахунок досягнення прозорості бізнес-процесів і підвищення достовірності інформації про їх реалізації.
- Підвищення якості та швидкості виробництва ринкового або внутрішнього продукту з одночасним зниженням витрат.
- Підвищення ефективності використання матеріальних, фінансових і людських ресурсів.
- Підвищення інвестиційної привабливості Компанії.
- Зниження завантаження Вищих керівників по «поточним» питанням, зростання професіоналізму співробітників, підвищення якості взаємодії між співробітниками і підрозділами компанії.
- Підвищення швидкості та надійності інформаційного обміну, зниження термінів і витрат на розробку і впровадження IT-систем.
- Оптимізація бізнес-процесів, як правило, веде до збільшення завантаження співробітників і пов’язаними з цим проблемам соціально-психологічного характеру. Роботи з оптимізації бізнес-процесів необхідно поєднувати з проведенням цілеспрямованої роботи по зміні корпоративної культури.
- Роботи з оптимізації бізнес-процесів не рекомендується проводити в компанії з чисельністю персоналу до 30 осіб,через їх недоцільність за критерієм витрати / результат.
- Оптимізацію бізнес-процесів не рекомендується застосовувати у випадках вкрай не певної позиції Компанії на ринку та / або відсутності у Вищого менеджменту стратегічних орієнтирів розвитку Компанії.